会议室预约软件如何有效的解决当下会议难题？当下管理会议室的缺陷

2022-02-22

## 会议室预约软件如何有效的解决当下会议难题？
##### 当下管理会议室的缺陷
###### 1、会议空间人满为患
在疫情爆发之前的时代，管理人员很少需要观察会议室的大小和占用率。早些时候，过度拥挤导致后来者没有座位。如今，人满为患的会议室会进一步加剧病毒在空间内的传播。
然而，在以社交距离协议为标志的新工作环境中，有组织的预约会议室至关重要。随后，在会议室执行占用限制和保持社交距离准则对于核心至关重要。
借助强大的会议室预约系统，员工可以提前预约会议室。在这里，会议室管理员可以通过会议室预约软件后台了解所有的会议室以及会议状态并安排会议室申请审批。 
同样，如果任何一天的会议数量增加，会议室预约软件可以生成会议室数据报表。它可以为直观的观察并分析出会议室的使用频率，以及各种大小的会议室使用偏好，便于后期公司资源的合理分配提供有效的数据说明。
###### 2、与会者没有出现
会议室“放鸽子”是一种常见的现象。当员工预定一间会议室时，中途领导有其他安排与会议时间冲突时，被占用的会议室就会发生这种情况。预订的会议室被“放鸽子”后。其他本可以利用该会议室的团队最终选择的会议室对他们的要求来说总是会空间太小或太大了。
![](/storage/admin/news/78/2c28d5916021c0c5e847ffc1cbdad2.png)
在这种情况下，会议室预约软件与会议室电子门牌显示屏同步使用，公司全体员工可以提前了解所有会议室的使用状态。通过这种方式，员工可以充分利用看似保留但未占用的会议室。
此外，两个团队同时到达同一个会议室进行预定会议的时候，直观的会议室预约软件还可以解决会议室被“重复预订”的矛盾。由于会议室预约软件实时显示预订和日程安排的变化，它消除了预约混乱和矛盾的问题。
###### 3、会议空间变空 
在标准的 8 小时现场工作日内，会议室的空闲时间超过 5 小时。平均而言，会议室有超过 70% 的时间空着。随着公司采用混合工作模式，办公场所在特定日期将保持空置状态，这意味着未使用的空间将成倍增加。
公司可以使用现代会议室预约软件密切关注哪个会议室被占用以及何时被占用。这反过来又有助于 管理者为设施经理提供有关管理会议空间的可操作数据。
例如，在一个拥有四个 20 座会议室的混合工作场所中，大多数会议室平均每天都没有得到充分利用。另一方面，鉴于办公室的工作人员数量有限，较小的 6 人会议室将更有用。借助会议室预订软件的实时数据，公司可以充分利用他们的会议室。
例如，未使用的较大会议室可以划分为自由职业者和新人的办公桌。他们可以为团队创建更小的协作空间，以便定期重组。
由于会议室预约软件将显示实时预订，这将确保员工占据空间并充分利用它们。  
###### 4、会议空间：消毒与否？
在疫情后的工作场景中，84% 的员工担心重返办公室。此外，85% 的员工承认，与大流行之前相比，如今工作场所的健康和安全是一个更重要的问题。这就是为什么当员工返回办公室时，清洁操作必须与会议室活动同步。 
![](/storage/admin/news/a2/93599d96bb3d04e8babfc6565395d1.png)
当员工共享空间和设备（如耳机和键盘）时，保持它们的清洁和卫生可能是一项艰巨的任务。但是，公司可以使用会议室预约软件可通过会议服务功能一键呼叫消杀服务，会议后清洁计划与自动化流程同步。
例如，当一个团队离开他们的会议室时，系统会通知设施内的保管人员。这样，他们就会知道哪个会议室需要打扫。及时彻底的清洁消毒可显着降低在封闭办公场所传播感染的风险。
设施经理还可以确保员工可以访问实时的会议室清洁数据。

返回上一页

会议室预约软件如何有效的解决当下会议难题？ 当下管理会议室的缺陷

选择语言

会议室预约软件如何有效的解决当下会议难题？当下管理会议室的缺陷