会议室预约系统：详细指南

2022-02-20

## 会议室预约系统：详细指南
##### 目录
1. 为什么需要会议室预约系统？
2. 有哪些不同的会议室预约方法？
3. 在会议室预约系统中寻找哪些功能？
4. 从健康的角度来看，会议室预约系统如何相关联？
5. 结论

在最近的调查中，超过一半的受访者表示与同事会面、与人交往以及即兴的面对面互动是返回办公场所的主要原因。大多数人说他们错过了会议，因为在家工作时很难保持最新状态并与他人协作。尽管有虚拟协作技术，但这仍然存在。因此，无论疫情大流行还是非大流行，会议室都远未消亡。相反，大流行后重返办公室为公司投资会议室预约系统提供了坚实的理由。
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###### 为什么需要会议室预约系统？
会议室仍然是企业界规划、集思广益、管理危机和沟通的焦点。
在现代办公室中听到的最常见的挑战或抱怨之一是在您需要会议室时无法使用。可用的要么太小，要么缺乏必要的设备。即使你找到了一个，你持有它的持续时间取决于你在层次结构中的位置或会议议程的重要性。否则，请为“对不起，我们现在需要这个房间”做好准备。可以说，找房一直是困扰企业界的一个长期问题。

在公司办公室工作，以下是人们遇到的与会议室使用相关的五种常见场景。
###### 1. 有人预约了，但过去半小时无人入住
没有会议形成安排是常事。人们为没有发生或重新安排的临时会议预约房间。但预约保持原样。结果导致无法使用的空会议室。会议室预约软件可以帮助您自动将未占用的房间推回可用状态。
###### 2. 您预约的会议室已被占用
你会收到“你确定你预约了吗？”，然后是“我们将在几分钟后离开”或“如果可以的话，你可以把那个放在地板上的”打招呼。不，这样不行。但大多数人都太客气了，不能直言不讳——至少并非总是如此。
会议室预约系统可以通过显示预约甚至为特定会议保留一个房间来消除任何不公平现象。
###### 3. 一人会面
发现人们拥有一个完整的会议室并不罕见。原因可能多种多样，从想要一个没有分心的环境到在其他地方找不到座位。可能是您的销售团队每周访问一次办公室，也可能是一群等待分配座位的新员工。虽然可以使用未使用的房间，但会议室预约软件可以优先安排活动并提前提醒参会者即将举行的会议。
###### 4. 会议室人满为患
另一端是人满为患的会议室。您还可以找到一些人因空间不足而站着。在其他楼层，四个人可能会占用 16 个座位。会议预约系统允许人们根据参与者的数量预约房间。用户还可以输入设备要求，确保会议室有投影仪和白板。
###### 5. 您的会议室服务人员不知何故错过了清洁您预约的会议室
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会后清理工作始终是必须的。在后 COVID 流行环境中，消毒是必要的。如果无法监控会议的开始和结束时间，及时的内务管理将成为一项挑战，并带来严重的健康风险。
会议室预约系统可以提醒您的会议室服务人员为下次会议清洁和消毒房间。它也可以被编程为有专门的清洁时间窗口。
不仅仅是运营问题，对会议室的争夺可能会带来意想不到的影响，从而导致工作关系出现摩擦。会议室预约软件可以通过为整个过程带来健康的透明度来最大限度地减少地盘争夺战。
有哪些不同的会议室预约方法？
在宏观层面上，有两种预约会议室的方法。
###### 1. 人工预约方式
手动预约方法充满了问题，但在小型和大型办公室中仍然很受欢迎。有些人在门上使用便签，而其他人则在屏幕上显示预约。无论这些外表看起来多么精致，内部都是空洞而脆弱的。以下是此类系统的常见缺陷：
很难让人们订阅一个核心可塑性强的系统。人们利用自己的职位高低来获得会议室的情况并不少见。
工作场所管理员充当会议室预约和大门的看门人。无人值守的会议室被占用，并经常导致摩擦。当发生冲突时，管理员成为事实上的调解人。
最后，取消的预约很少得到更新，而且门上的便签一直保留着。
###### 2. 交互式/自动预约
1.会议室预约系统消除了人工干预的需要，让技术接管。会议协调员可以自己登录应用程序，找到配备所有设施（投影仪、视频会议设备等）的合适房间并进行预约。系统为他们保留它。
2.会议协调员可以输入发起人的详细信息和系统分配房间的要求。
3.如果签到没有及时发生，用户会收到提醒，或者预约会自动取消。它为其他用户释放房间。同样，它可以在将会议室释放回可用会议室状态之前提醒会议室服务人员清洁杀毒。
###### 在会议室预约系统中寻找哪些功能？
在考虑会议室预约系统时，请将您的要求分为必备和必备。它将防止您被您可能永远不会或很少使用的功能所扫除。以下是五个必备功能：
###### 1. 实时数据和分析
对于会议室预约软件，大多数人忽略了数据分析的重要性。然而，值得注意的是，有几项研究指出了过多会议的负面财务影响。密切关注您在会议上花费的时间和金钱，可以帮助您提高会议的效率和效率。
此外，具有数据分析能力的产品可以告诉我们很多技术本身的成熟度。因此，实时数据和分析是要寻找的第一大功能。
###### 2. 按需求预约的智能能力
会议室预约系统必须能够根据用户要求推荐房间。在显示选项之前，它应该考虑参与者的数量和设备要求。高级预约系统还会在建议房间之前考虑参与者的位置。如果没有此功能，由于人工干预，混乱肯定会蔓延。
3. 日历和消息应用程序集成
期望员工登录多个应用程序来安排会议，您将安排系统设置为失败。
理想的会议室预约系统可轻松与OA或 Outlook 日历集成，并允许人们从各自的界面预约会议室。同时，它还通知参与者。如果您在大型办公室工作，它还可以帮助他们找到通往会议室的导航标。
###### 4. 与其他工作场所管理软件集成
会议室预约系统不能孤立地工作 - 必须与工作场所管理套件中的其他工具集成。例如，与考勤管理的集成有助于会议协调员在安排会议之前确保所有参与者的可用性。同样，与团队规划器的集成会告诉系统某些参与者是否远程工作并决定是否需要视频会议。您还可以将其与设施管理软件集成，以提醒会议室服务人员在下次会议前对房间进行消毒。
###### 5. 反馈系统
如果没有通过反馈管理系统关闭循环，所有系统和流程都是不完整的。如果没有反馈，工作场所的经理就不会知道系统中是否存在任何失误或泄漏。因此，会议室预约系统必须有一个内置的反馈系统。
从健康的角度来看，会议室预约系统如何相关？
如今，投资会议室预约系统最令人信服的原因是员工的健康和安全。因为会议室是人们聚集的地方，它们为病毒的繁殖提供了完美的温床。会议室预约系统有两种帮助：
###### 1. 有助于遵守社交距离规范

通过重新校准会议室的容量，您可以限制会议室中的人员密度。减少房间内可用座位的数量可以帮助您遵守社交距离要求。
###### 2. 接触者追踪
与手动预约系统相反，会议室预约软件可帮助您跟踪与受感染者会面的员工。您还可以找出与他们联系的人。手动操作，整个过程将花费大量时间，从而增加了多方面的风险。
结论
会议室预约系统的使用简化了会议室预约，从而带来了切实的收益。从生成有关会议效用价值的数据到提供安全健康的工作环境，对会议室预约系统的投资可以提高投资回报率。
会议室预约系统也提供了许多无形的好处——最重要的是减少了手动预约系统造成的摩擦。透明度使人们订阅一个系统，抑制了覆盖或规避它的趋势。
###### 考虑到健康安全要求，会议室预约系统比以往任何时候都更加成为必需品，而不再是奢侈品。
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