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如何解决预约会议室冲突问题
2022-04-17
## 如何解决预约会议室冲突问题 现在是星期二早上，几个部门在远程工作了这么长时间后都渴望亲自安排会议。 没有人预料到会议室会短缺，但当他们到达时，会议室状态显示一切都已预订。然而，其中一半的会议室实际上是空的。很久以前有人预订了它们，只是从未取消过预订。会议室安排不应该如此令人沮丧。  一个熟悉的问题也可能卷土重来：关于可用会议室的“虚假稀缺”问题。 当员工依靠 Google、Outlook 、 Office 365、钉钉、企业微信或企业OA 等日历系统来安排会议室时，就会发生这种情况。这些应用程序允许任何人在创建新会议时重复预订会议室，但它们并不总是反映当今工作场所的现实。 ##### 如何持续简化会议室安排 面对面的会议可能会在一瞬间变成虚拟的。一次快速、随意的谈话或几条 Slack 消息可能会取代定期安排的每周会议，但没有人记得取消会议室预订。员工转到另一个工作机会，但他们所有经常性的会议室预订仍保留在公司的日历应用程序中 - 因此，当员工搜索可用会议室时，他们找不到任何会议室。  他们没有按计划召开部门会议，也没有在安静的会议室里接听重要的客户电话，而是在走廊里快速挤成一团，或者在楼梯间接听电话。 它不必是这样的。使用正确的会议室预订系统，您可以消除会议室安排的三个主要问题：虚假稀缺、虚拟预订和重复预订会议室。 ##### 使用会议室预约软件可以解决的 3 个会议室预约问题 ###### 会议空间的虚假稀缺 GOODEEY会议预约软件和会议室电子门牌都具有制衡系统，可帮助您消除无人值守的预订方法。 一种方法是使用管理控制来要求每次预订都登记使用。如果在一段时间后没有人登记使用，则该会议室可以再次预订。  这两种解决方案还与传感器集成，以收集有关会议室使用情况的实时数据，因此如果在一段时间内未检测到任何活动，您可以自动取消会议室预订。 通过GOODEEY应用程序或MeetingApp移动端小程序，员工可以查看所有可用会议室并搜索最适合其需求的空间。 他们可以查看会议室位置、搜索同事附近的会议室、查看会议室容量以及可用的会议室设备和大小。 这些会议室预订工具的另一个好处是能够将任何平板电脑变成会议室综合屏。这使员工可以轻松一目了然地查看会议室的可用性、立即预订或延长他们自己的预订。 ##### 无人值守预订 无人值守的预订，有时称为“幽灵”会议，发生在有人在日程发生变化时忘记取消预订。当同一个无人值守的预订在您公司的日历上数周或数月未被注意到时，会议室就会空无一人，耗尽宝贵的空间和资源。某人将“僵尸会议”一词注册为商标，指的是当员工离开公司并忘记取消所有先前安排的预订时，这些经常发生的无人值守预订。 钉钉智能会议室和 Microsoft Outlook 等日历应用程序可能有助于个人用户或小型团队查看他们的特定日程安排，但尝试在基于日历的应用程序中管理多个会议空间可能会变得很棘手。 ##### 双重预订 花了两个星期，但你做到了。您终于设法找到了一个 30 分钟的时间段，每位与会者不仅有空，而且安排在当天在办公室。 您已经制作了一个出色的 PowerPoint，概述了您几个月来一直在谈论的新计划。您已经预订了一间会议室，里面有充足的座位和演示所需的设备。 只有一个问题：当你到达会议室时，你发现另一个团队已经预订了它——一整天——即使会议室在你的 Outlook 应用程序中被列为可用。不幸的是，这是使用 Outlook 进行会议室安排的缺点之一。在 Outlook 中创建事件时，您可以选择将其指定为“全天”或选择特定时间。如果您选择“全天”，则为会议选择的空间仍将对其他 Outlook 用户显示为免费。  最好的会议室预约解决方案甚至不让双重预订成为一种选择。一旦有人预订了当天的会议室，其他用户在搜索时就不会看到它可用。 ##### 如何找到合适的会议室预约软件 为您的员工预订会议室应该像点一杯咖啡一样简单：简单、快速且可通过智能手机或平板电脑访问。正确的解决方案将使员工能够获得丰富，而不是虚假的稀缺感。  如果您有一个拥有多个地点的大型组织，GOODEEY可以简化会议室安排和办公桌预订，同时通过包括空间管理软件和其他设施管理工具的集成工作场所管理系统提供对整个办公空间投资组合的全面可见性。 GOOODEEY会议预约软件的存在即可解决会议室预订遇见的诸多问题，通过软件与硬件的结合，给每一间会议室标注标签，明确其使用状态，充分利用企业的办公资源，使所有员工可以在平等的平台上进行办公以及团队协作。
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